KPI（KeyPerformanceIndicator）とは「重要業績評価指標」を指す言葉で、企業や個人が目標を達成するために必要な進捗状況を測定するための指標です。
ビジネスにおいて、目標達成の進捗度を客観的に評価するためのツールとして利用されており、マーケティングの領域ではキャンペーンの効果を見える化し、何が改善が必要かを具体的に知れるツールとして役立てられています。
また、KPIは企業内の各部門が全体目標に向けて一貫した動きをとるための基盤であり、WEBやシステムなどのデジタル分野でもパフォーマンスを評価できるツールです。
そこで、この記事ではKPIとは何か、KGI・KSF・OKRとの違い、KPIの重要性、設定の具体例、設定手順とポイント、導入するメリットなどについて詳しく解説します。
KPIについて知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
KPIとは
KPIとは、KeyPerformanceIndicatorの略で「重要業績評価指標」を意味します。
KPIは目標を達成するための進捗状況や成果を計測する基準となるもので、企業や個人が設定してデータ分析などに活かすのが一般的です。
例えば、売上高や顧客満足度、ウェブサイトのトラフィックがKPIの具体例となり、KPIを設定することで目標達成に向けた具体的なアクションプランを立てやすくなります。
中でも、マーケティング活動ではキャンペーンの効果測定や改善点の特定に役立つため、KPIの設定が重要です。
ただし、他にも似たような言葉がいくつかあるため、それぞれの違いについては理解しておくことが重要となるでしょう。
次に、KGI・KSF・OKRとの違いについて見ていきましょう。
KGIとは何か
KGI（Key Goal Indicator）は、最終的な目標を意味する指標で、企業全体のビジョンや長期的な成果を評価するための重要な指針です。
例えば、年間売上目標や市場シェアの拡大などがKGIの具体例と言えます。
KPIが日常的な業務の進捗を測るためのものであるのに対し、KGIは最終的な成功を定量化するものである点が両者の違いと言えるでしょう。
なお、KGIの設定は企業の戦略やビジョンに直結するため、明確で達成可能な形で設定することが求められます。
KSFとの関連
KSF（Key Success Factor）は、目標達成に不可欠な成功要因のことです。
KGIが最終目標であるのに対し、KSFはその目標達成に必要な条件や要因を示します。
例えば、新製品の開発において技術力や市場調査、販売戦略などがKSFの具体例と言えるでしょう。
ただし、KSFを明確にすることでKGI達成のための具体的なアクションプランが見えてくるため、両者は密接に関連した言葉となります。
ビジネスでは、双方の理解が目標達成に向けた効果的な戦略策定に必要不可欠です。
OKRとの違い
OKR（Objectivesand Key Results）は、具体的な目標（Objectives）とその達成を評価するための主要な結果（Key Results）をセットで設定する手法です。
KPIやKGIが既存の枠組みに基づいた指標であるのに対し、OKRはより柔軟で革新的な目標設定を可能にします。
他の指標とは違い、OKRは四半期ごとに設定されるのが一般的で、短期間での目標管理に適した手法と言えるでしょう。
OKRは特にスタートアップや急成長中の組織で効果を発揮しやすいため、ベンチャー企業に適した手法です。
KPIの重要性
次に、KPIの重要性について見ていきましょう。
業務の最終目的を明確にする
KPIを設定することで、業務の最終目的が明確になります。
具体的な数値目標を設けることで各チームメンバーが何を達成すべきかを理解しやすくなることで、プロジェクト全体の方向性が一貫し、効率的な業務遂行が可能です。
例えば、売上目標や市場シェアの拡大など具体的なKPIを設定することで、日常業務がどのように最終目的に寄与するのかが明確になると言えるでしょう。
心理的障壁の低減
KPIは、業務の透明性を高め、心理的な障壁を低減する役割も果たします。
具体的な目標が明示されることで従業員は自分の役割や責任をより理解しやすくなり不安感が軽減される他、進捗状況が数値で示されるため自己評価やフィードバックも客観的に行うことが可能です。
つまり、KPIは従業員の心理的な負担を軽減し、業務に集中できる環境作りにも貢献してくれると言えるでしょう。
評価基準の統一
KPIの設定は、評価基準の統一にもつながります。
異なる部門やチームがそれぞれ独自の指標で評価を行うと、全体の目標との整合性が取りにくくなるのですが、KPIを共通の評価基準として採用することで全体の目標に対する一貫性のある評価が可能です。
結果的に公平な評価が行われるだけでなくチーム間の連携も強化され、組織全体のパフォーマンス向上につながるでしょう。
PDCAサイクルの促進
KPIはPDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルの促進にも大きな役割を果たします。
具体的なKPIを設定することで、計画（Plan）の段階から実行（Do）、評価（Check）、改善（Act）の各プロセスが明確になり、業務の進行状況の視覚化が可能です。
必要に応じて迅速に対応・改善することが可能となるなど、PDCAサイクルの効果的な運用はKPIによって初めて実現されると言っても過言ではありません。
KPI設定の具体例
次に、KPIの具体例について見ていきましょう。
指標例とその活用方法
目標を明確に設定するために、KPIとは何かを具体的な指標例で示します。
例えば、営業部門では「月間売上額」や「新規顧客数」がKPIの代表例です。
上記のような具体的な数字をKPIに設定することで、営業活動の効果を定量的に評価し、目標達成に向けた具体的なアクションを計画できるようになるでしょう。
カスタマーサポート部門では「顧客満足度」や「対応時間」をKPIとして設定してサービス品質の向上を目指し、マーケティングでは「リード数」や「コンバージョン率」をKPIとして設定してキャンペーンの効果を測定するなど、活用の仕方は部門ごとに違います。
そのため、業務ごとに適切な指標を選定し、目標達成に向けた方策を具体化することが重要です。
日常業務におけるKPI設定
KPIを日常業務に組み込むことで、業務の透明化と効率化が可能です。
具体的には、各部門やチームの最終目標を明確にし、それに基づいて具体的なKPIを設定します。
例えば、製造業においては「生産量」や「不良品率」が日常業務のKPIとなり、働く人が数値として意識することで製造プロセスの改善点を見つけ出せます。
プロジェクトマネジメントにおいては「進捗状況」や「予算消化率」が日常業務のKPIとなり、プロジェクトの健康状態を監視するのに効果的です。
上記のようにKPIを定期的に評価し、必要に応じて調整・改善することで、組織全体のパフォーマンスの最適化が可能となるでしょう。
KPIの設定手順とポイント
次に、KPIの設定手順とポイントについて見ていきましょう。
KGIの設定
KPIを設定する前に、まずはKGIを明確にすることが重要です。
KGIは企業やプロジェクトの最終目標を示す指標であり、長期的なビジョンやミッションに直結するため、非常に重要となります。
ビジネスにおいては年間売上高の達成や市場シェアの拡大などがKGIとして挙げられます。
こうしたKGIを明確にすることで組織全体が共有する具体的な目標が設定され、それを基にKPIを決めるのが正攻法です。
KSFの洗い出し
KGIを設定した後は、達成に必要な成功要因KSF（KeySuccessFactor）を洗い出します。
KSFは目標達成に不可欠な条件や要素を示すため、KPIの設定では欠かせません。
中でも、売上目標達成のためには顧客獲得戦略や製品開発力、販売チャネルの拡充が重要なKSFとなるため、具体的かつ詳細に分析して目標達成に向けた戦略や施策を明確にすることが重要です。
SMARTの法則を用いたKPI設定
KPIを設定する際には、SMARTの法則を用いるのがおすすめです。
SMARTは具体的（Specific）・測定可能（Measurable）・達成可能（Achievable）・関連性（Relevant）・期限（Time-bound）という5つの要素を指します。
KPIを設定する際は「月間売上10%増加」や「顧客満足度95%以上」など、具体的な目標を設定することで進捗状況を評価しやすくなるため、数値を用いて設定することが重要となるでしょう。
KPIツリーの作成と活用
KPIツリーは、上位目標から具体的なKPIを階層的に整理した図で、目標と達成手段の関連性を視覚的に捉える際に役立つ方法です。
具体的には最上位にKGIを設定し、その下にKSFを配置、さらにその下に具体的なKPIへと展開していきます。
こうすることで各部門やチームがどのようにして最終目標に貢献するかが明確になり、より必要な施策が見えてくるのではないでしょうか。
KPIツリーは目標達成に向けた全体の戦略を一目で理解できるため、組織全体の連携を強化する助けとしても役立つでしょう。
KPIを導入するメリット
次に、KPIを導入するメリットについて見ていきましょう。
行動の明確化
KPIを設定することで、組織や個人が取るべき行動が明確になります。
具体的な目標（KGI）があることで、各メンバーが何を達成すべきかが明確になり、日常的な業務がその目標達成にどうつながるかを理解しやすくなるわけです。
例えば、営業部門であれば「月間売上目標」をKPIとすることで、具体的なアクションプラン（新規顧客の獲得、既存顧客のフォローアップなど）が立てやすくなります。
結果的に各自が目標に向けて具体的に動くことが可能となり、組織全体のパフォーマンス向上に寄与するはずです。
目標達成プロセスの可視化
KPIを導入することで、目標達成までのプロセスが可視化されます。
結果的に進捗状況をリアルタイムで把握し、適宜改善点を見つけることが可能です。
例えば、プロジェクトの進行状況を定期的に確認することでどの段階で問題が発生しているかを発見して対応策を講じられるなど、使い方次第で非常に役立つでしょう。
無駄な作業やボトルネックも減らせて効率的な業務遂行が可能となるため、目標達成プロセスはより具体的に決めておくのが良いでしょう。
組織全体の能力向上
KPIを導入することで、組織全体の能力向上にも効果的です。
具体的な目標と基準が設定されることでメンバー各自が自己効力感を持ち、スキルアップに向けた行動を自ずと取るようになります。
KPIを基にした評価とフィードバックが定期的に行われることで成長意欲も促進され、組織全体のレベルアップにつながるでしょう。
結果的に競争力のある組織体制が構築され、ビジネスの成功にも寄与するのではないでしょうか。
組織内評価基準の統一
KPIの設定により、評価基準が統一され、公平な評価が行えるようになります。
異なる基準で評価が行われることなく共通の目標に向かって組織全体が一貫した方向で業務を遂行することが可能となり、評価に対する不満も削減可能です。
公平な評価が行われることで、組織内の信頼関係が向上し、モチベーションも維持され、チームワークの強化が期待できるでしょう。
KPI設定でのよくある失敗とその対策
次に、KPI設定でのよくある失敗とその対策について見ていきましょう。
設定の複雑化を避ける
KPI設定においてよくある失敗の一つは、指標が複雑すぎることです。
あまりにも多くの指標を設定すると、従業員は何に集中すべきかわからなくなり、結果として無駄な労力をかけることになります。
各指標が方針と一致していれば問題ありませんが、違う方向に向かうことは避けるべき。
KPI設定はとにかくシンプルに行うことが重要となります。
そのため、具体的かつ明確な指標をある程度まで絞り、組織全体が集中して取り組めるような環境にすることが重要です。
定期的な見直しと改善
もう一つのよくある失敗は、設定したKPIを放置してしまうことです。
ビジネス環境や市場の変化に対応するためには、KPIも柔軟に見直す必要があります。
特に、定期的な評価と改善を行うことはビジネスに欠かせません。
現状に即した指標を維持し続け、目標達成に向けた最適なアプローチを取り続けて、初めてビジネスを成功に導くことが可能となるでしょう。
具体的には、四半期ごとや半年ごとにKPIのパフォーマンスを評価し、必要に応じて指標を更新するのがおすすめです。
定期的に見直しと改善を続けていれば、最終的にはビジネス全体の改善につながっていると思います。
KPI活用の成功事例
次に、KPI活用の成功事例について見ていきましょう。
KPI活用の成功事例は、以下の企業を見ると参考になります。
- トヨタ自動車
- Amazon
- 日本航空
以上の企業は、KPIの活用によってビジネスを成功に導いているため、参考にするのがおすすめです。
トヨタ自動車では、品質管理に関する詳細なメトリクスをKPIとして設定し、製造プロセスの最適化を実現しました。
具体的には、不良品率や生産効率といった指標を定期的にモニタリングすることで、高品質な製品の安定供給を可能にしました。
Amazonでは、顧客満足度をKPIに取り入れ、そのメトリクスを基にサービス改善を実施。これにより、顧客体験の向上と売上増加を実現しました。
日本航空は、定時運航率や顧客満足度をKPIとして活用し、安全運航と優れたサービスを両立させています。
結果的に優秀な顧客満足度を維持しており、安定した経営を行っているのが特徴です。
まとめ
KPIは、組織や個人が目標を達成するための進捗状況を評価するための重要な指標です。
本記事ではKPIとは何か、KGI・KSF・OKRとの違い、KPIの重要性、設定の具体例、設定手順とポイント、導入するメリットまでを網羅的に解説しました。
併せて、KPI設定でのよくある失敗とその対策、KPI活用の成功事例についても詳しく解説しました。
KPIを適切に導入することで行動の明確化、評価基準の統一、業務プロセスの可視化、そして組織全体の能力向上が期待されます。
もし現段階でビジネスに暗雲が立ち込めている場合は、まずKPIの成功事例を参考にしながら改善を試みてはいかがでしょうか。
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