事業を継続していく上では、様々な経費が必要になってきます。
しかし、中にはあまり重要ではないコストがかかっていることもあります。
重要ではない、無駄なコストを削減することによって、利益を最大化することが可能です。
そこで今回は、長期的に事業の収益を上げていくために、どのような経費削減の方法があるのか、また行ってはいけない経費削減方法について解説していきます！
すでに事業を始めている方だけでなく、これから独立開業を考えている方にも役立つ情報をまとめておりますので、ぜひ最後までお読みください。
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経費削減とは？
経費削減とは、企業や個人事業主が活動していくためのコスト削減することで、収益率を上げたり、競争力を高めていくための取り組みです。
経費削減の主な取り組みは、無駄な業務を減らすために業務プロセスの改善を行ったり、保有している資産の最適な活用、業務外部委託などがあります。
適切に経費削減を行うことで、企業は競合他社よりも低コストで利益を上げることができます。
ちなみに、経費にできるものは大きく下記の3つに分類されます。
- オペレーションコスト
- エネルギーコスト
- オフィスコスト
オペレーションコストは事業の運営に必要なランニングコストのことで、エネルギーコストは光熱費などにかかるコストのことを指します。
オフィスコストはオフィスの維持・運営にかかるコストのことです。
正しい経費削減は事業の利益を守ることにつながる
経費削減は正しく行うことで収益を最大化することができるため、事業を長期的に継続する上で絶対に欠かすことができない取り組みの一つです。
無駄なオフィス用品のコストカットを行うなど、日々の細かな積み重ねを長期的に継続することで大きな利益に繋がります。
無理のない経費削減は企業にとってはメリットしかありませんので、今一度経費計上の方法を見直し、しっかりと対策を行うことが大切です。
なんでも経費に計上してはいけない
経費削減に関して、事業には関係のない経費を計上して利益相殺を行ってしまう方もいます。
しかし、当然事業運営に関連しない経費計上は認められません。
事業に使用しない車や、個人的な食事代などは、当然経費には計上できませんので注意が必要です。
適切な経費計上を行わないと後々税務署からお尋ねが入ることになり、追徴課税に悩まされることになりますので、経費計上は正しく行うようにしましょう。
経費削減の具体的なアイデア5選
経費削減と一言で言っても様々な方法があります。
やみくもにコストカットをするのではなく、実際に経費削減をする上でポイントを押さえた効果的な方法を5つ解説いたします！
（1）ペーパーレスの推進
事務仕事で使用しているプリンターやコピー機は、意識せずに使っていると結構なコストがかかってきます。
プリンターやコピー機の使用量を減らすことで、用紙やインクのコストを削減することができます。
また、業務効率化を推進するクラウド管理システムなどを導入し、限りなく紙類の使用を避けることで消耗品費用の削減につながるのと、オンライン（クラウド管理など）で文書管理を行うことで、文書の検索や整理が容易になり、作業の効率性も向上します。
さらに、紙の使用を削減することで、森林伐採や紙の製造に関連する二酸化炭素排出量の削減にもつながりますし、物理的な書類を削減することで機密文書の情報漏えいや紛失のリスクについても低減することが可能です。
ペーパーレスの推進の事例として、クラウド管理システム以外にも電子契約書の導入もおすすめです。
WEB上で簡単に契約書の確認・捺印ができるので、従来のプリントして捺印・返送といった手間を大きく削減することが可能です。
（2）オフィスコスト削減
リモートワークでも問題がない業態であれば、オフィス自体を縮小して固定のランニングコストを下げるのもひとつの方法です。
リモートワークを取り入れることで先にも述べた、プリンターなどのオフィス機器にかかるコストを下げることにもつながります。
また、売上帳簿などを物理的に保管していた場合はキャビネットなども準備しなければなりませんし、書類紛失などのリスクを下げることも可能です。
また、互換インクやトナーの使用もコスト削減方法の大きなポイントの一つになります。
毎日使うプリンタにかかる定期的なコスト（消耗品の充填や、機械そのものの入れ替え等）に注目することで、年間単位で相当な経費削減に繋がった事例もあります。
- まだ見直していない
- 見直してはいるがアクションできていない
- 既に対策はしているが、乗り換えの検討をしている
などの場合はインク革命がおすすめです。
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人気のエプソンew-052a対応インクやキヤノンts7530対応インクなど幅広い互換インク・トナーを取りそろえています。
（3）業務効率化の推進
複数の部署がある企業では部署感による書類の物理的なやりとりではなく、オンライン上で完結させることによって業務にかかる時間を大幅に改善することができます。
従業員が自分の仕事に集中できる環境を整えることで作業効率が上がり、残業時間を減らすことにも繋がりますので、従業員一人ひとりの生産性が上がったという企業も少なくありません。
身近な業務効率の推進で、SaaS系のシステム導入がおすすめです。
例えば営業会社ではCTI（架電システム）を取り入れることによって今より効率的に多くの企業に架電をすることができるようになります。
（4）不要な接待の削減
接待費は経費に計上できるものに該当しますが、必要以上に接待をすると費用が膨らんでしまいます。
接待の頻度や内容を見直し適切な接待を行うことで、経費の削減につながります。
ちなみに、過剰な接待は場合によっては贈賄や不正行為と認定されるリスクが高まる可能性があります。
このような行為は企業の信頼性を損ない、法的な問題を引き起こす可能性があるため、法律に従い、適切な接待を行うことが大切です。
（5）単純作業は外注する
単純作業を外部委託することで、設備や人件費、社会保険料などのコストを削減できます。
また、外部業者との契約により、作業費用が固定化されるため、予算管理がしやすくなります。
さらに、自社社員の時間を有効活用することができ、業務の生産性を向上させることも可能です。
最近では経理や人事を外注している企業も多く見受けられますね。
営業や経理・事務などのバックオフィス業務を専任で請け負ってくれる月額制のサービスを提供している会社もありますので、正社員で雇用するよりもはるかにランニングコストを抑えることが可能です。
単純作業の外注については、これまで社内で単純作業を担っていた人員の再配置について悩む点はデメリットでもあります。
しかし、新たな仕事を任せられるメリットとして考えると良さそうです。
やってはいけない経費削減3選
ここまで経費削減についての必要性や、具体的な方法について解説してきましたが、反対にやってはいけない経費削減についても紹介いたします。
長期的に事業を運営していく上で悪手となるコストカットを行わないためにも、事前に知識を深めておきましょう。
（1）無闇に人件費を削る
人件費は固定でかかるコストの中でも比重が高いため、経費削減で一番に思い浮かべる人も多いかもしれませんが、人件費の削減は社員のモチベーションに直結するため、人件費の削減を検討する際は慎重に行いましょう。
真っ先に給料を減らしたりせず、まずは業務の効率化を行うことで、従業員の負担を減らしつつ無駄な残業時間を減らすなど長期的に働きやすい環境を整える取り組みが大切です。
また、正社員雇用にこだわるのではなく、業務委託をメインに契約をするという手法を取り入れる企業も増えてきました。
業務委託は正社員雇用と比較すると大きな経費削減につながりますので、今後契約する方に関しては在宅の業務委託を中心にするという方向性に舵を切るのも良いかもしれませんね。
（2）なんでも経費にしてしまう
個人事業主や零細企業など、税理士を入れないで会計をしているところにありがちですが、個人で使用・利用したものに関してなんでも経費に計上してしまうケースも多く見受けられます。
事業に関係のない支払いを経費にしてしまうと税務署の調査が入ってしまった時に、追徴課税を受けることになります。
税務署は事業規模の大小にかかわらず、定期的に調査を行うことがあります。
そのため、経費に算入する支払いについては常に注意を払うことが重要です。
もし自分一人（もしくは会社内）で判断がつかない場合は、税理士など専門家に意見を仰ぐと良いでしょう。
（3）短期視点でコストカットを図る
長期的に見て経費削減を目指すのではなく、目先のコストカットを図ってしまっては本末転倒です。
例えば、目先のコストカットの例として『電気代削減のために冷房の温度を極端に上げるまたは消すことで、従業員の作業効率が悪くなった』…などが挙げられます。
「このコストカットは従業員にとっても会社にとっても良いものか？作業効率が落ちるものではないか？」導入前に見直してみることが大切です。
職場環境を変化させる場合は、環境省が推奨している範囲に沿って冷暖房の節約を行うなど、指標となるデータを調べて取り決めを行い、また従業員に周知することで社内理解を深めた上で経費削減を実行することで、長期的に見て良い経費削減が実現できるでしょう。
コストカットサービスを「商材」として扱う
コストカットは企業にとって永遠の悩みです。
需要が尽きることがないため、コストカット商材を供給している企業の代理店となり販売するという手法も多く採用されています。
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経費削減は企業活動（またはフリーランス活動）にとって生命線とも言える大切なポイントです。
是非上手くコストダウンを実現し、収支バランスの向上にお役立てください。
